Quais problemas mais travam a abertura?

Os problemas se repetem — e cada um tem solução exata

Depois de anos abrindo empresas, qualquer contador experiente consegue prever quais problemas vão surgir num processo só de olhar para o perfil do cliente e do negócio. Não é dom: é padrão. Os mesmos travamentos aparecem repetidamente, e conhecer a solução exata para cada um é o que diferencia o profissional eficiente do profissional que vive apagando incêndio. Os dez problemas a seguir respondem por mais de 90% dos travamentos que acontecem na abertura de empresa no Brasil.

Problema 1 — CPF inapto ou com restrições na Receita Federal

Esse é o mais comum e o mais frustrante porque aparece exatamente no início do processo, quando você já discutiu o contrato com o cliente, já definiu o objeto social, já estava pronto para submeter a viabilidade. A situação do CPF deve ser verificada em cpf.receita.fazenda.gov.br antes de qualquer outra etapa.

Se aparecer qualquer situação diferente de Regular, identifique a causa:

• IRPF em atraso — exige entrega das declarações no e-CAC; o sistema leva de dois a cinco dias úteis para atualizar
• Situação eleitoral irregular — resolve-se no portal do TSE em tse.jus.br com emissão de nova via do título ou regularização de pendências, e o reflexo na Receita leva alguns dias
• CPF suspenso por dados incompletos — exige atualização cadastral no e-CAC ou em unidade física da Receita

Cheque o CPF de todos os sócios, do administrador não sócio se houver, e do contador que vai assinar como responsável contábil, antes de iniciar qualquer etapa do processo.

Problema 2 — sócio com dívida ativa na Receita Federal ou no CADIN

Diferente do CPF inapto, aqui o CPF está regular mas o sócio tem débitos tributários em cobrança. Dependendo do estado e da atividade, dívidas individuais de sócios podem criar pendências na concessão de inscrições estaduais, impedir certidões de regularidade necessárias para alvarás específicos, e criar complicações para contratos com o setor público. A verificação é feita no e-CAC da pessoa física.

Se houver dívida, avalie com o cliente as opções:

• Parcelamento simplificado no e-CAC para dívidas até R$5 milhões
• Negociação via PGFN para valores maiores

Se a regularização não for viável no curto prazo, discuta honestamente se essa pessoa é a composição correta para a empresa ou se a estrutura societária precisa ser redesenhada.

Problema 3 — endereço residencial incompatível com o zoneamento

O cliente quer usar o apartamento ou a casa como endereço da empresa, situação legal para prestação de serviços sem atendimento de clientes no local, mas que vira problema quando a atividade requer alvará de funcionamento com vistoria física ou quando o zoneamento não permite atividade econômica em área residencial.

As soluções são:

• Endereço de coworking como endereço fiscal, completamente legal para prestadores de serviço e com custo de R$100 a R$300 por mês na maioria das cidades
• Registrar a empresa em endereço comercial e trabalhar de casa, que é o modelo home office sem atendimento presencial
• Verificar se o município tem legislação de home office que permite atividade de serviço em endereço residencial sem fluxo de clientes e sem equipamentos industriais, norma que muitos municípios aprovaram nos anos recentes

Importante: mesmo usando coworking como endereço fiscal, a empresa não pode ter atividade de comércio varejista ou indústria com esse endereço, pois o alvará de funcionamento para essas atividades requer estrutura física compatível.

Problema 4 — CNAE incompatível com o Simples Nacional

A Lei Complementar 123 de 2006 veda o Simples Nacional para determinadas atividades, e a lista atualizada das atividades vedadas está no site da Receita Federal. Se o cliente não mencionou que também realiza factoring, operações de câmbio, consultoria exclusiva para instituições financeiras, prestação de serviços a entidades governamentais com acumulação de múltiplos contratos, ou qualquer outra atividade listada no Anexo VI da LC 123, e você escolheu o Simples sem essa informação, vai abrir a empresa no regime errado.

A entrevista inicial com o cliente precisa cobrir não apenas o que ele faz hoje, mas todas as atividades que planeja desenvolver nos próximos 12 meses. Depois, cruzar cada CNAE identificado com a lista de vedações. Quando há atividade vedada, a empresa tem que ser tributada pelo Lucro Presumido ou Lucro Real desde o início, o que muda completamente o planejamento tributário e o custo mensal do cliente.

Problema 5 — capital social incompatível com a atividade ou com o banco

Algumas atividades têm capital social mínimo legal:

• Farmácias — exigências específicas da ANVISA e das Secretarias Estaduais de Saúde
• Empresas de transporte de passageiros — requisitos de capital mínimo por veículo da ANTT
• Corretoras de seguros — mínimos estabelecidos pela SUSEP
• Instituições de pagamento — mínimos determinados pelo Banco Central

Além das exigências legais, os bancos têm suas próprias regras: o Bradesco não abre conta PJ em alguns de seus produtos para empresas com capital social abaixo de R$1.000. O Itaú tem exigências similares. Na prática, definir capital social mínimo de R$1.000 evita problemas com bancos mesmo quando não há obrigação legal, porque o custo de alterar o contrato social para aumentar capital depois é maior do que o benefício de abrir com R$100. Pesquise os requisitos de capital para atividades reguladas antes de escrever o contrato.

Problema 6 — homonímia descoberta depois de escrever o contrato

A Junta rejeita o pedido porque existe outra empresa com nome idêntico ou muito semelhante no estado. Isso acontece quando o contador não fez a consulta de viabilidade antes de escrever o contrato, ou quando fez a consulta mas o sistema aceitou na viabilidade e depois rejeitou no momento do registro por critérios mais rigorosos.

A solução é usar a ferramenta de busca de nomes no portal da Junta antes de qualquer elaboração de contrato, pesquisando não apenas o nome exato mas variações fonéticas e abreviações. Se a rejeição já aconteceu, é necessário propor nome alternativo ao cliente, fazer nova viabilidade com o novo nome e submeter contrato corrigido.

Para quem precisa de proteção em nível nacional, o registro de marca no INPI é o caminho: a marca registrada protege o uso do nome comercial em todo o território nacional na classe de atividade correspondente, diferente do nome empresarial que protege apenas no estado de registro na Junta.

Problema 7 — e-CPF ICP-Brasil vencido ou de tipo incorreto

O e-CPF tem prazo de validade de um a três anos dependendo do pacote adquirido. Se o sócio ou o contador que vai assinar tem um certificado vencido, o processo de assinatura digital será bloqueado na hora de assinar.

A verificação é simples: abra o gerenciador de certificados do sistema operacional (no Windows é o certmgr.msc, no Mac é o Acesso às Chaves) e veja a data de vencimento. Se estiver dentro de 30 dias, renove antes de começar o processo de abertura. A renovação leva de algumas horas a dois dias úteis dependendo da certificadora e da modalidade.

Para o tipo de certificado: a maioria das Juntas aceita A1 para processos digitais padrão, mas algumas Juntas mais antigas ou para atividades que exigem processo específico podem requerer A3. Se não tiver certeza, consulte o manual da Junta estadual.

Problema 8 — contrato social rejeitado por cláusulas inadequadas ou faltantes

Cada Junta tem seu próprio manual de análise com a lista de verificação que o analista usa. Os erros mais comuns além dos já mencionados incluem:

• Endereço da sede descrito de forma diferente do que consta no contrato de locação ou certidão de matrícula do imóvel
• Denominação social diferente do que foi aprovado na viabilidade, mesmo que seja apenas diferença de pontuação ou maiúscula
• Cláusula de exclusividade de fornecedor ou cliente que a Junta entende como prática anticoncorrencial
• Descrição de objeto social que menciona atividade regulada sem indicar o órgão regulador responsável

A solução preventiva é ler o manual da Junta do estado onde você mais atua e montar um checklist interno que você aplica antes de submeter qualquer contrato. Para estados onde você atua com menos frequência, vale a pena ler as orientações específicas no portal antes de iniciar.

Problema 9 — prazo para opção pelo Simples Nacional perdido

A opção pelo Simples tem que ser feita em até 30 dias a partir da última inscrição obtida, seja estadual ou municipal. Se o contador não monitorar esse prazo e ele passar, a empresa fica tributada pelo regime padrão pelo resto do ano corrente e só pode aderir ao Simples em janeiro do ano seguinte. Esse erro tem custo tributário real e concreto para o cliente, que pagará mais imposto durante meses por causa de um prazo perdido.

A solução é criar uma tarefa automática ou alarme no dia em que a última inscrição é obtida: fazer a opção pelo Simples imediatamente naquele dia. Não espere o cliente confirmar o regime por escrito, não espere ter todas as informações. Faça a opção e, se por alguma razão o cliente quiser outro regime, cancele a opção dentro do prazo. É mais fácil cancelar uma opção que foi feita do que tentar aderir depois do prazo perdido.

Problema 10 — alvará definitivo negado após operar com protocolo provisório

O cliente começou a funcionar com o protocolo de solicitação em mãos, está recebendo clientes, emitindo notas, assinando contratos. Então chega a vistoria da Prefeitura e o fiscal identifica uma não conformidade: saída de emergência com bloqueio, banheiro sem acessibilidade adequada, AVCB do imóvel vencido, ou simplesmente a atividade não é compatível com o zoneamento e a Prefeitura não tinha identificado isso na etapa digital. O alvará definitivo é negado e a empresa precisa parar ou se adequar, e fica com a responsabilidade do período de operação irregular.

Para evitar isso, faça uma vistoria informal no imóvel antes de o cliente assinar o contrato de locação, verificando os pontos que a Prefeitura e o Corpo de Bombeiros costumam checar: largura das saídas, existência de extintores, sinalização de emergência, acessibilidade para PCD, adequação do espaço à atividade. Para atividades de alto risco como as ligadas à saúde, alimentação de crianças e comércio de produtos regulados, não recomende abrir com protocolo provisório: o risco jurídico e reputacional de um eventual problema durante esse período não compensa a antecipação de alguns meses de funcionamento.

Setores regulados: TI/software e sociedade uniprofissional

Além dos dez problemas listados, existe um conjunto de situações específicas que o contador precisa conhecer para atender clientes em setores regulados.

Empresas de tecnologia que desenvolvem software customizado sob encomenda têm tratamento tributário diferente de empresas que licenciam software padronizado. A distinção tem impacto no ISS: software customizado em geral é serviço sujeito ao ISS municipal, enquanto o licenciamento de software pode ter tratamento diferente dependendo da jurisprudência e da legislação municipal. Para clientes de TI, sempre verifique o que o município onde a empresa está sediada diz sobre software antes de definir o CNAE e o enquadramento tributário definitivo.

Para clientes que vão atuar como profissionais liberais, especialmente médicos, dentistas, advogados, engenheiros e arquitetos, o enquadramento como sociedade uniprofissional pode ser vantajoso em municípios que aplicam ISS fixo por profissional em vez de alíquota sobre o faturamento. Esse benefício existe em muitos municípios mas tem requisitos específicos que incluem:

• Todos os sócios exercerem a mesma profissão regulamentada
• A empresa ter objeto social exclusivo naquela profissão
• O nome da empresa incluir o nome dos sócios ou a expressão da profissão

Perder esse enquadramento por erro na constituição custa dinheiro real ao cliente mensalmente. Ao identificar esse perfil no cliente, pesquise se o município onde a empresa será aberta prevê a tributação fixa por profissional antes de definir qualquer estrutura.