O que fazer nos primeiros 30 dias pós-abertura?

O CNPJ chegou — mas o trabalho relevante começa agora

O CNPJ chegou. O que a maioria dos clientes sente nesse momento é alívio e sensação de conclusão. O que o contador sabe é que o trabalho relevante está apenas começando. Os primeiros 30 dias são críticos: decisões tomadas nesse período definem a base contábil, tributária e operacional da empresa pelos próximos anos. E existem prazos que, se perdidos, têm custo real e imediato para o cliente.

Dia 0 — opção pelo Simples Nacional

A primeira ação, no próprio dia em que a última inscrição for obtida (estadual ou municipal), é a opção pelo Simples Nacional. O portal é simplesNacional.fazenda.gov.br. Acesse com o e-CNPJ da empresa ou com o login do contador que tem procuração eletrônica. Clique em Simples Nacional e depois em Solicitação de Opção pelo Simples Nacional.

O sistema verifica a elegibilidade automaticamente e em tempo real: vai checar se as atividades são permitidas, se o faturamento projetado está dentro do limite, se há débitos que impeçam a opção.

• Se a opção for aceita imediatamente, guarde o protocolo e o DASN de confirmação.
• Se aparecer alguma pendência, leia com atenção a descrição: pode ser um CNAE que o sistema identificou como vedado e que você precisa revisar, pode ser um débito do sócio que precisa de regularização ou parcelamento, pode ser um problema cadastral solucionável.

Você tem até o fim do prazo de 30 dias para resolver e resubmeter, mas não deixe para os últimos dias porque qualquer complicação pode extrapolar o prazo.

Dias 1 a 3 — o e-CNPJ da empresa

Providencie o e-CNPJ da empresa. A empresa recém-aberta precisa do seu próprio certificado digital, completamente separado do e-CPF dos sócios. O e-CNPJ A1 é o mais comum: emitido online pelas certificadoras credenciadas ICP-Brasil como Serasa Experian, Certisign, Valid Certificadora e Soluti.

O processo de emissão do e-CNPJ A1 envolve validação de identidade do representante legal da empresa, que pode ser feita por videoconferência em quase todas as emissoras atualmente. O representante legal precisará apresentar documento de identidade original e o CNPJ da empresa. O custo varia de R$200 a R$500 dependendo da certificadora e do prazo de validade, que pode ser de um ou três anos.

Após a emissão, instale o certificado no computador principal do escritório ou da empresa, guarde uma cópia do arquivo .pfx em local seguro com backup na nuvem, e anote a data de vencimento em um sistema de lembrete para que seja renovado com antecedência de 60 dias.

O e-CNPJ é necessário para:

• Acessar o sistema da Receita Federal em nome da empresa
• Emitir NF-e no sistema nacional
• Assinar documentos eletrônicos em nome da empresa
• Acessar os portais municipais de emissão de NFS-e

Dias 1 a 7 — habilitação para emissão de NFS-e

Cuide da habilitação para emissão de NFS-e no município onde a empresa está sediada. Cada município tem seu próprio sistema e seu próprio processo de habilitação:

• São Paulo — portal nfe.prefeitura.sp.gov.br com login pelo e-CNPJ, ou o Portal SP Empresas para identificar o responsável contábil
• Belo Horizonte — portal BHISS Digital
• Curitiba — portal da Prefeitura com integração ao sistema de ISSQN eletrônico
• Campinas — NotaFácil
• Municípios menores — sistemas como Governa, GissOnline, Notafiscal.net ou outros sistemas de terceiros contratados pela Prefeitura

Alguns municípios ainda exigem cadastramento presencial ou envio de documentação por e-mail institucional para habilitar o CNPJ no sistema de NFS-e. Após a inscrição municipal ser gerada no sistema, o módulo de emissão de NFS-e pode levar de cinco a dez dias úteis para sincronizar o novo CNPJ. Isso não é falha do processo: é tempo interno de processamento da Prefeitura. Se passaram mais de dez dias após a inscrição municipal e o CNPJ ainda não aparece no sistema de NFS-e, acesse o atendimento da Secretaria Municipal de Finanças com o número da inscrição municipal em mãos.

Dias 1 a 30 — conta bancária PJ

O cliente precisa de conta bancária PJ ativa.

• Bancos digitais — para movimentação básica de recebimentos e pagamentos, são a solução mais rápida e menos burocrática: Nubank PJ, Inter Empresas, C6 Bank Empresas, Conta Simples e Mercado Pago Empresas têm abertura completamente online com aprovação em horas. Os documentos necessários são basicamente o CNPJ ativo, o contrato social, documentos dos sócios e um selfie do representante legal.
• Bancos tradicionais — para crédito empresarial, desconto de recebíveis, financiamento de equipamentos, convênios com planos de saúde ou contratos com órgãos públicos, os bancos como Bradesco, Itaú, Banco do Brasil, Caixa Econômica Federal e Santander ainda têm vantagens estruturais em termos de produtos e relacionamento. A abertura requer visita presencial com contrato social registrado e documentos originais dos administradores.

O Banco do Brasil tem processos simplificados específicos para ME e EPP que valem a pena conhecer.

Dias 1 a 15 — eSocial e FGTS

Se o cliente precisará contratar funcionários, a inscrição no eSocial é urgente. Acesse esocial.gov.br com o e-CNPJ da empresa e realize o cadastramento do empregador, que é o Evento S-1000 de Informações do Empregador. Na sequência, abra a conta do FGTS da empresa na Caixa Econômica Federal, que pode ser feita pelo canal digital para empresas ou presencialmente.

A regra crítica que precisa ser comunicada claramente ao cliente é: o evento de admissão de cada funcionário deve ser registrado no eSocial antes do primeiro dia de trabalho. Admissão registrada depois do início do trabalho configura irregularidade e pode gerar multa de um salário mínimo por empregado para a empresa, além de obrigações trabalhistas retroativas. Sem exceção, sem antecipação do início é possível regularizar depois.

Dia 20 do mês seguinte — o primeiro DAS

No dia vinte do mês seguinte ao primeiro mês de atividade, vence o primeiro DAS para empresas optantes pelo Simples Nacional. O DAS é gerado no portal do Simples Nacional após o preenchimento da PGDAS-D, que é a declaração mensal das receitas. A PGDAS-D pode ser preenchida a partir do dia um do mês seguinte ao de apuração.

Para o primeiro mês, se a empresa começou no meio do mês, as receitas são proporcionais ao período de atividade. Se não houve receita no primeiro mês, é necessário declarar receita zero na PGDAS-D mesmo assim: a declaração é obrigatória independentemente de haver ou não faturamento. A omissão gera irregularidade no cadastro do Simples Nacional. Para MEI, o DAS mensal é um valor fixo que cobre INSS, ISS e ICMS conforme a atividade, e vence todo dia 20.

Regime de caixa x regime de competência

No mês um, defina com o cliente o regime de caixa ou de competência para fins de reconhecimento de receita no Simples Nacional:

A escolha é feita na própria PGDAS-D no primeiro mês e pode ser alterada até o último dia do mês de janeiro de cada ano para o ano corrente.

Plano de contas e ECD

Configure o plano de contas no sistema contábil nos primeiros dias. Mesmo que a empresa seja pequena e simples, iniciar com uma estrutura organizada evita retrabalho futuro quando ela crescer. Para empresas fora do Simples Nacional tributadas pelo Lucro Presumido, a ECD já deve ser configurada desde o primeiro mês de atividade.

Primeiro ISS

O primeiro ISS será pago no prazo definido pelo município após a emissão das primeiras NFS-e. Em São Paulo o vencimento do ISS é no décimo dia do mês seguinte ao das notas emitidas. O recolhimento é feito pela guia gerada no próprio portal de NFS-e da Prefeitura.

O dossiê de abertura

Ao encerrar todo o processo de abertura, uma prática que gera valor real para o cliente e diferencia o escritório da concorrência é a entrega do dossiê de abertura. Esse é um documento compilado em PDF contendo:

• O cartão CNPJ impresso e a consulta de situação cadastral da empresa
• O certificado de inscrição estadual quando aplicável
• O comprovante de inscrição municipal
• O alvará de funcionamento provisório ou definitivo
• O protocolo de opção pelo Simples Nacional com o número de controle
• Uma cópia autenticada digitalmente do contrato social registrado na Junta
• As instruções de uso e acesso ao e-CNPJ com a data de vencimento anotada
• Os links e credenciais de acesso a todos os sistemas que o cliente precisará usar como o portal da NFS-e, o portal do eSocial se aplicável, o portal do Simples Nacional e o e-CAC

Obrigações mensais e anuais para o cliente

No dossiê inclua também uma folha com as obrigações mensais e anuais em linguagem simples para o cliente:

• O DAS mensal com vencimento no dia 20
• A PGDAS-D mensal, que precisa ser preenchida mesmo sem receita
• A DEFIS anual, em março do ano seguinte
• O IRPF dos sócios com os rendimentos distribuídos
• O ISS municipal no prazo do município

Guardar toda correspondência de órgão público

Oriente o cliente expressamente a nunca jogar fora qualquer correspondência física ou digital recebida de órgão público como Receita Federal, Prefeitura, Secretaria de Fazenda estadual, INSS, Ministério do Trabalho ou qualquer conselho profissional. Qualquer documento recebido deve ser comunicado ao escritório imediatamente. Um auto de infração que fica na gaveta do cliente por 90 dias porque ele achou que era correspondência sem importância pode se transformar em dívida ativa com juros de mora de 1% ao mês e multa de 20%, muito além do tributo original. Essa orientação final, entregue por escrito, é parte do trabalho do contador.

O encerramento profissional de uma abertura de empresa não é a emissão do CNPJ: é a entrega de uma empresa pronta para operar com todos os acessos configurados, todas as obrigações mapeadas e o cliente orientado e consciente sobre o que fazer daqui para frente.

Relacionamento com o cliente e serviços contínuos

A gestão do relacionamento com o cliente durante e após a abertura é um fator que define se ele permanece com o escritório a longo prazo ou migra para outro contador. Clientes que passaram por uma abertura bem conduzida, com comunicação clara, prazos cumpridos e sem surpresas, têm taxa de retenção muito maior. Por outro lado, clientes que vivenciaram um processo cheio de imprevistos, mesmo que o contador não tenha tido culpa de todos eles, ficam com uma impressão negativa que é difícil de reverter.

A comunicação proativa é o remédio: quando acontece um travamento que não depende do contador, como o sistema da Junta fora do ar por três dias ou a Prefeitura com prazo de vistoria de 60 dias, informe o cliente antes que ele pergunte. Explique o que está acontecendo, o que está sendo feito para resolver, e qual é o próximo passo esperado. Clientes tolerantes com imprevistos quando bem informados são completamente diferentes de clientes que percebem o imprevistos quando perguntam. A caixa de entrada com cliente perguntando quanto tempo vai demorar é sinal de que a comunicação não está funcionando.

Por último, ao entregar a empresa pronta, aproveite para apresentar os serviços contínuos do escritório: contabilidade mensal, gestão tributária, folha de pagamento, assessoria societária e planejamento tributário. O cliente que acabou de abrir a empresa está no momento de maior receptividade para entender o valor do trabalho do contador. Não deixe esse momento passar sem apresentar o que mais o escritório pode oferecer para o sucesso do negócio dele.