Quais documentos pedir para declarar o IRPF?

O desfile dos documentos incompletos

Fevereiro chega e começa o desfile dos documentos incompletos: falta o informe do banco X, a corretora Y ainda não enviou, o cliente esqueceu do plano de saúde da empresa. É o dia a dia da temporada — e quem não tem processo para lidar com isso passa o tempo todo apagando incêndio.

Cada fonte de rendimento tem seu informe

• Empregadores: o informe de rendimentos de PJ é obrigatório para todo empregado CLT e para sócios com pró-labore, e contém salário bruto, IRRF retido e INSS descontado. Quem trocou de emprego no ano precisa de um informe por empregador. O prazo é o último dia útil de fevereiro; se o empregador atrasar, o cliente pode pedir no RH — é obrigação legal da empresa fornecer.
• Previdência Social (INSS): emite informe para aposentados e pensionistas, disponível no Meu INSS ou em agências. Beneficiários acima de 65 anos têm parte dos rendimentos isenta (até R$ 24.751,74 por ano) — confira se essa informação está no informe.
• Instituições financeiras: bancos cobrem saldos em conta, rendimentos de poupança, CDBs, fundos de investimento e previdência privada; corretoras cobrem ações, FIIs, ETFs, Tesouro Direto, debêntures e criptoativos em algumas plataformas. O prazo legal de envio é 28 de fevereiro, mas corretoras — especialmente digitais, e sobretudo com FIIs ou operações complexas — atrasam com frequência.
• Aluguéis: de pessoa física, não há informe automático — use os recibos mensais ou o extrato do contrato. Via imobiliária ou administradora, elas emitem informe próprio (DIMOB, enviado à Receita). Se o locatário é PJ, ela deve ter retido IR na fonte e emitido informe.
• Rendimentos do exterior: extratos de contas bancárias e corretoras internacionais, contratos de trabalho ou recibos de serviço prestado no exterior. Havendo fundos offshore, exclusivos ou trusts, a Lei 14.754/2023 exige declaração específica — tema que merece módulo próprio.

Os informes que sempre atrasam

• Corretoras com carteira de FIIs (rendimentos mensais e ganho de capital chegam em fevereiro ou março);
• Fundos de gestão independente (alguns só em março);
• Previdência privada de seguradoras menores (PGBL e VGBL);
• Qualquer rendimento do exterior, sem padronização de prazo.

A estratégia prática: comece com o que tem

Comece a declaração com o que tem. Se falta o informe da corretora, deixe o campo em aberto e anote para voltar depois. Se chegar antes do prazo, complete e entregue; se não chegar, há duas opções — declarar sem e retificar depois, ou esperar e correr o risco de atrasar.

Educar o cliente sem que ele se sinta cobrado

O cliente não é contador e não sabe que o informe da corretora é diferente do extrato, ou que o plano de saúde coletivo precisa de comprovante específico. Um comunicado padronizado e antecipado funciona melhor: "Para fazer sua declaração com o máximo de deduções e reduzir o risco de malha fina, precisamos dos seguintes documentos até [data]", com a lista específica do perfil dele.

Sem resposta em uma semana, mande lembrete; sem resposta ainda, ligue. Registre as mensagens (WhatsApp Business ou ferramenta de gestão) — isso protege você se houver questionamento futuro sobre atrasos.

Três caminhos quando o cliente não entrega tudo no prazo

1. Declarar com o que tem e retificar depois (mais comum) — a retificação é gratuita, pode ser feita a qualquer momento dentro de 5 anos, e não gera multa se feita antes de a Receita abrir processo. Mas se o documento faltante for um rendimento significativo, avalie se vale esperar mais alguns dias, pois pode gerar malha fina.
2. Aguardar com risco de atraso — sendo transparente com o cliente sobre o prazo limite.
3. Declarar fora do prazo com multa (último recurso) — 1% ao mês sobre o imposto devido, mínimo de R$ 165,74 e máximo de 20% do IR (se for restituição, a multa incide sobre zero, mas a declaração continua exigida).

Documente o que foi entregue

Todo escritório precisa de um documento assinado pelo cliente relacionando o que foi entregue e o que não foi, com a ressalva de que a declaração foi feita com base no que foi fornecido. Isso protege você se o cliente depois alegar erro por omissão de informação que ele mesmo não forneceu — um e-mail de confirmação, uma declaração de ciência no sistema, ou um documento físico assinado resolvem.

Nunca assuma responsabilidade por informação que você não tinha como saber: se o cliente não informou um emprego, uma venda de imóvel ou uma herança, o problema é dele — seu trabalho é declarar com o que foi entregue, alertar sobre as consequências de omissões e documentar que avisou.