Como manter a rede de parceiros sempre ativa?

Manter a rede ativa

Construir uma rede de parceiros e relativamente fácil. O que a maioria dos escritórios falha em fazer e manter essa rede ativa ao longo do tempo. Um parceiro que você conheceu em um evento ha seis meses e com quem não manteve contato desde então não é mais um parceiro — e apenas um contato no LinkedIn. A diferença entre uma rede que gera indicações consistentes e uma lista de contatos inativos e uma única coisa: rituais regulares de relacionamento.

A psicologia da reciprocidade

Antes de falar sobre os rituais, e importante entender a psicologia da reciprocidade. Pessoas indicam quem elas lembram. E elas lembram quem esta presente na cabeca delas. Não importa o quanto o advogado Claudio tenha gostado de você no cafe que vocês tiveram em marco. Se você não manteve nenhum contato desde então, quando um cliente dele precisar de contador em outubro, o nome do seu escritório simplesmente não vai ocorrer ao Claudio. Ele vai lembrar do contador que enviou um artigo útil semana passada, que comentou o post dele no LinkedIn la atras, que mandou uma mensagem rápida quando saiu uma noticia relevante para os clientes dele. Presenca de mente — o conceito de que uma pessoa pensa em você — e o ativo mais escasso e mais valioso em uma rede de parceiros.

Rituais: semanal, mensal e trimestral

Os rituais que mantem a presenca de mente podem ser divididos em ritmo semanal, mensal e trimestral.

No ritmo semanal, a ação mais poderosa e também a mais simples: interagir com o conteúdo dos parceiros no LinkedIn. Curtir e especialmente comentar posts dos parceiros — com comentarios substantivos, não apenas 'ótimo post' — mantem a presenca na rede deles sem requerer nenhuma ação específica deles. Um comentario inteligente em um post do parceiro aparece para todos os seguidores dele, o que também aumenta a visibilidade do seu perfil para a rede dele. Outra ação semanal eficaz e o compartilhamento de informações relevantes: quando você le uma noticia ou atualização regulatoria que e especificamente relevante para o parceiro ou os clientes dele, encaminhar com uma nota breve — 'Vi essa noticia e pensei em você, deve ser relevante para os seus clientes do setor de construção' — demonstra que você pensa nele mesmo quando não esta pedindo nada.

No ritmo mensal, o ritual mais eficaz e o acompanhamento proativo de indicações em andamento. Se um parceiro indicou um prospect que ainda não fechou, uma mensagem breve no comeco do mes informando o status mostra que você leva a parceria a serio: 'Oi Fulana, queria te atualizar que ainda estamos em conversa com a empresa que você indicou. A reunião inicial foi muito boa. Assim que fechar, te aviso imediatamente.' Isso fecha o ciclo de informação e faz o parceiro se sentir incluido no processo. Outro ritual mensal poderoso e gerar uma indicação para o parceiro. Antes de esperar receber, pergunte-se: tem algum cliente meu que poderia se beneficiar dos serviços desse parceiro? Se a resposta for sim, faca a introdução de forma ativa naquele mes. A reciprocidade e o combustivel das parcerias de longo prazo. Parceiros que recebem indicações de você tem probabilidade muito maior de indicar de volta, e essa dinamica se auto-sustenta ao longo do tempo.

No ritmo trimestral, o ritual mais importante e o encontro presencial ou por vídeo. Um cafe, um almoco rápido ou uma videochamada de 30 minutos a cada três meses para conversar sobre como a parceria esta indo, quais perfis de cliente estão chegando para cada lado, o que mudou nos negócios de cada um. Esse encontro não precisa — e não deve — ser uma reunião formal com pauta. E uma conversa de relacionamento que mantém a confiança mutua e atualiza o entendimento de cada lado sobre o que o outro precisa.

Personalização

Um elemento que amplifica todos os rituais e a personalização. Conhecer os detalhes da vida profissional e pessoal dos parceiros — que segmentos eles atendem, que tipo de cliente eles buscam, que desafios o negócio deles enfrenta, em que cidade atuam, se tem filhos pequenos ou acabaram de expandir o escritório — permite que todas as interações sejam mais relevantes e mais memoraveis. Um parceiro que recebe uma mensagem generica de 'oi, tudo bem?' e um parceiro que recebe 'oi Claudio, li que o STJ acabou de decidir sobre a tese de [tema específico do direito tributário que ele atua] — isso vai impactar algum dos seus casos?' se sente valorizado de forma completamente diferente.

A planilha de três abas

Para organizar a rede e os rituais, uma planilha simples com três abas funciona perfeitamente para a maioria dos escritórios.

• Na primeira aba, a lista de parceiros com nome, profissao, cidade, segmento de clientes e data do último contato.
• Na segunda aba, as indicações ativas — quem indicou quem, data, status e historico de acompanhamento.
• Na terceira aba, o calendario de rituais — quais parceiros precisam de contato neste mes, que tipo de contato e o que sera comunicado.

Essa estrutura simples garante que nenhum parceiro seja esquecido e que o sistema continue funcionando mesmo nos meses mais corridos do escritório.

A rede de parceiros bem cuidada e o ativo de captação mais previsivel e menos custoso que existe para um escritório contábil. Não requer orçamento de marketing, não depende de algoritmos de redes sociais e não tem concorrência de preço. Requer apenas consistência, reciprocidade e a disciplina de manter os rituais mesmo quando a agenda esta cheia.