Quais documentos o empresário precisa para o IRPF?

Um dos erros mais comuns é abrir o programa da Receita sem ter os documentos em mãos — você começa, trava porque falta o informe do banco, e a declaração fica pela metade até maio. O jeito certo é juntar tudo antes de abrir o programa. Isso também ajuda o seu contador: chegando organizado, a consultoria fica mais rápida, mais precisa e mais barata.

Esta lista é específica para donos de empresa — tem itens aqui que um funcionário CLT não precisa se preocupar.

O que pedir ao seu escritório contábil

• Informe de rendimentos do pró-labore (DIRF): mostra o total pago a você no ano, o INSS retido e o Imposto de Renda retido na fonte. É o equivalente ao informe que uma empresa envia a um empregado CLT. Peça por e-mail o informe referente ao ano-base 2025 — o escritório costuma preparar isso até o fim de fevereiro, mas vale confirmar.
• Informe de distribuição de dividendos: se a empresa pagou dividendos a você em 2025, peça o valor total distribuído no ano para declarar na ficha de rendimentos isentos.
• Declaração de participação societária: se você tem sócio em mais de uma empresa, peça ajuda para listar os CNPJs e os valores de cada participação, para preencher a ficha de bens e direitos.

O que você mesmo junta nos apps de bancos e corretoras

• Informe de rendimentos de cada banco: todo banco é obrigado a disponibilizá-lo até 28 de fevereiro, no internet banking ou no aplicativo. Ele traz saldo de contas, rendimentos de poupança e CDB, juros recebidos — qualquer rendimento tributável ou isento gerado pela conta. Não esqueça: conta corrente, poupança, conta digital (Nubank, Inter, C6 e similares), conta PJ com recebimento pessoal, e qualquer conta encerrada em 2025 (declare o saldo do início do ano).
• Informe de rendimentos de corretoras: se você tem ações, fundos, tesouro direto, CRI, CRA ou debêntures, cada corretora emite o informe na área logada ou no aplicativo, normalmente em fevereiro. Atenção especial se vendeu ações com lucro em 2025: existem obrigações mensais (DARF) que deveriam ter sido pagas ao longo do ano. Se não foram, há penalidades — trate isso com o contador, não tente resolver sozinho na declaração anual.
• Informe de previdência privada: se você tem PGBL ou VGBL, a seguradora ou banco emite um informe específico. O PGBL é dedutível até 12% da renda bruta tributável e vai em campo próprio. O VGBL não é dedutível e vai na ficha de bens.

Documentos de saúde e dependentes

• Recibos de plano de saúde: só é dedutível o que você mesmo paga — não o que a empresa paga por você. Se você tem plano pessoal (pago pelo seu CPF ou descontado do seu pró-labore), o valor é dedutível sem limite. Junte os comprovantes ou o informe que a operadora costuma enviar por e-mail em fevereiro.
• Recibos de consultas e exames particulares: médicos, dentistas, psicólogos, fonoaudiólogos, fisioterapeutas e hospitais são dedutíveis sem limite, desde que o recibo traga o nome do profissional, o registro (CRM ou CRO) e o CPF ou CNPJ de quem recebeu. Organize esses recibos ao longo do ano — na hora da declaração é difícil lembrar de tudo.
• Notas e recibos de dependentes: gastos de educação e saúde de filhos e outros dependentes também podem ser deduzidos. Para educação, o limite anual por dependente é de cerca de R$ 3.561,50 (confirme o valor vigente). Para saúde, não há limite. Guarde os comprovantes de mensalidade escolar e os recibos médicos de cada dependente separadamente.

Documentos de imóveis e veículos

• Escritura ou contrato de compra de imóvel: se você comprou um imóvel em 2025, declare pelo valor da escritura ou do contrato — não pelo valor de mercado.
• Documento do veículo (CRLV ou nota fiscal de compra): mesmo princípio — valor de compra, não de mercado.
• Informe de financiamento: o banco financiador emite um informe com o saldo devedor em 31 de dezembro, que vai na ficha de dívidas e ônus reais. Se você já quitou o financiamento, não declare mais nada como dívida.

Sobre o prazo dos informes

Bancos e instituições financeiras têm até 28 de fevereiro para disponibilizar os informes. Não tente declarar antes de ter todos em mãos — um informe esquecido pode gerar divergência e malha fina. Uma sugestão prática: crie uma pasta chamada "IRPF 2026" no celular ou computador, e salve cada informe assim que ele chegar. Parece simples, mas economiza horas de procura em março.

O que perguntar ao contador antes de começar

Vale uma conversa rápida com o escritório contábil para confirmar: se houve mudança na sua participação societária ao longo do ano; se a empresa fez alguma operação que possa te impactar pessoalmente, como comprar um imóvel de uso pessoal pelo CNPJ; e se há alguma pendência fiscal da empresa que possa cruzar com a sua declaração. Quinze minutos dessa conversa podem evitar meses de problema.