Como conferir DCTF, DCTFWeb e EFD-Reinf?

DCTF × DCTFWeb: quem declara o quê

Primeiro, é fundamental entender a transição entre DCTF e DCTFWeb, porque muitos profissionais ainda confundem quais tributos cada declaração abrange, gerando duplicidades ou omissões. A DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) foi a declaração central de apuração de tributos federais por décadas. A partir de 2019, para grandes empresas, e completamente até 2022 para as demais, a DCTFWeb substituiu a DCTF no que se refere às contribuições previdenciárias.

A DCTF hoje cobre: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, IPI, IRRF sobre rendimentos do trabalho (código 0561), IRRF sobre rendimentos de capital (código 5706), IRRF sobre serviços prestados por pessoas jurídicas (código 1708) e outros tributos administrados pela Receita Federal que não migraram para a DCTFWeb.

A DCTFWeb, por outro lado, passou a ser a declaração das contribuições previdenciárias: INSS parte do empregado (descontado em folha), INSS parte do empregador (20% sobre a folha ou CPRB — Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, para empresas optantes), e o INSS sobre serviços tomados com cessão de mão de obra ou empreitada (retido na nota fiscal do prestador).

A EFD-Reinf alimenta a DCTFWeb

Segundo, a EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) entrou em vigência para complementar o eSocial e o DCTFWeb. A EFD-Reinf cobre:

• Evento R-2010 — serviços tomados (INSS retido sobre nota fiscal de serviços com cessão de mão de obra);
• Evento R-2020 — serviços prestados com retenção;
• Evento R-2055 — aquisição de produção rural;
• Eventos R-4010/R-4020/R-4040 — rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas com IRRF e CSRF (Contribuição Social Retida na Fonte).

A EFD-Reinf não é apenas uma declaração: ela é a fonte primária que alimenta a DCTFWeb. Os valores lançados nos eventos da EFD-Reinf são automaticamente consolidados na DCTFWeb pelo sistema da Receita Federal. Isso significa que qualquer erro na EFD-Reinf se propaga diretamente para a DCTFWeb — e consequentemente para a apuração dos débitos.

Cruzamento do INSS sobre serviços (R-2010 × Grupo 10)

Ponto importante: a metodologia de cruzamento começa pelo INSS sobre serviços. O total de INSS retido informado no Evento R-2010 da EFD-Reinf (soma de todos os tomadores de serviços no período) deve ser igual ao valor consolidado no Grupo 10 da DCTFWeb (retenção previdenciária sobre serviços). Esse valor também deve coincidir com o saldo da conta contábil "INSS a recolher — Retenções sobre Serviços Tomados" na ECD.

Se a empresa tem 10 fornecedores que prestam serviços com retenção e cada um emite uma nota com 11% retido de INSS, a soma de todos os R-2010 do mês deve ser exatamente o total do Grupo 10 da DCTFWeb daquele mês de competência.

IRRF sobre serviços (código 1708 × R-4020)

Terceiro, o IRRF sobre serviços (código 1708 na DCTF) deve ser idêntico ao total de IRRF informado nos eventos R-4020 (rendimentos a pessoas jurídicas) da EFD-Reinf. Essa é uma das divergências mais frequentes: a empresa retém o IRRF na nota do fornecedor (1,5%, 1% ou alíquota específica dependendo do serviço, conforme tabela do art. 714 do RIR/2018), registra na contabilidade, mas informa valores diferentes na DCTF (código 1708) e na EFD-Reinf. Isso ocorre principalmente quando a DCTF é preenchida manualmente ou importada de sistema diferente daquele que alimenta a EFD-Reinf.

CSRF: PIS + COFINS + CSLL retidos (4,65%)

Quarto, a CSRF (Contribuição Social Retida na Fonte — PIS 0,65% + COFINS 3% + CSLL 1% = 4,65%, quando aplicável conforme art. 30 da Lei 10.833/2003) declarada na EFD-Reinf nos eventos R-4020 deve ser igual ao PIS/COFINS/CSLL retido declarado na DCTF (códigos 5987, 5960 e 5979 respectivamente).

Essa conferência é especialmente importante porque a CSRF só se aplica a pagamentos acima de R$ 215,05 (valor histórico — verificar atualização) por nota fiscal, e muitos sistemas não retêm automaticamente quando o valor é fracionado em múltiplas notas do mesmo fornecedor no mesmo mês.

Os 3 erros mais comuns nesse cruzamento

Atenção: os 3 erros mais comuns nesse cruzamento são os seguintes.

1. Dupla contagem do INSS sobre serviços. Ocorre quando a empresa lança o INSS retido tanto no eSocial (na folha de pagamento, para os autônomos com vínculo eventual) quanto na EFD-Reinf (como serviço tomado de pessoa jurídica). A duplicidade resulta em débito maior do que o efetivo, gerando crédito para o contribuinte que não existe — e multa por informação errada.
2. Divergência de competência versus data de pagamento. A EFD-Reinf e a DCTFWeb trabalham com a competência do fato gerador (data da nota fiscal para serviços, data do pagamento para rendimentos), enquanto alguns sistemas de contabilidade registram o IRRF pela data de pagamento. Em dezembro, quando há notas emitidas em dezembro mas pagas em janeiro, esse desencontro de competências gera inconsistência entre EFD-Reinf e DCTF.
3. CNPJ do tomador errado na EFD-Reinf. Em grupos empresariais com múltiplos CNPJs, é comum que o INSS retido seja registrado no CNPJ da empresa pagadora (financeiro) mas a nota fiscal foi emitida em nome de outra empresa do grupo (tomadora contratante). O R-2010 deve usar o CNPJ da empresa que assinou o contrato e está na nota fiscal, não o CNPJ de quem efetivamente pagou.

Na prática: planilha de cruzamento mensal

Na prática, o profissional deve manter uma planilha de cruzamento mensal com três colunas: valor na EFD-Reinf, valor na DCTF ou DCTFWeb, valor na ECD. As três devem coincidir. Qualquer diferença acima de R$ 500 deve ser investigada antes da transmissão.

A recomendação é processar esse cruzamento até o dia 10 do mês seguinte ao de competência, antes dos prazos de transmissão da EFD-Reinf (dia 15) e da DCTFWeb (dia 15 também).