Como elaborar o Balanço Patrimonial e a DRE?

As demonstrações como produto final

As demonstrações contábeis são o produto final da escrituração contábil e a principal forma de comunicação da situação financeira e do desempenho econômico de uma empresa. O contador que domina a elaboração e a interpretação das demonstrações consegue prestar um serviço consultivo muito mais valioso do que aquele que apenas entrega os números sem analisá-los.

O Balanço Patrimonial: a foto

O Balanço Patrimonial é uma foto da posição financeira da empresa em uma data específica, geralmente 31 de dezembro. Ele apresenta:

• Do lado esquerdo, todos os bens e direitos da empresa, o Ativo.
• Do lado direito, todas as obrigações com terceiros, o Passivo, mais os recursos dos proprietários, o Patrimônio Líquido.

A equação fundamental que ele reflete é: Ativo = Passivo + Patrimônio Líquido.

A estrutura do Balanço obedece à ordem de liquidez para o Ativo e de exigibilidade para o Passivo:

• No Ativo, as contas mais líquidas como Caixa e Bancos aparecem primeiro, seguidas por Contas a Receber, Estoques e, por último, o Imobilizado.
• No Passivo, as obrigações de vencimento mais próximo aparecem primeiro: Fornecedores, Salários a Pagar, Impostos a Recolher, antes dos Financiamentos de Longo Prazo.

A DRE: o filme

A Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) mostra como a empresa chegou ao resultado líquido do período. É um filme, não uma foto, pois apresenta todas as receitas e despesas incorridas ao longo do exercício. A estrutura básica:

1. Receita Bruta
2. (−) devoluções e cancelamentos e impostos sobre vendas → Receita Líquida
3. (−) Custo dos Produtos Vendidos ou Custo dos Serviços Prestados → Lucro Bruto
4. (−) despesas operacionais (Despesas Administrativas, Despesas Comerciais e Despesas Financeiras Líquidas) → Resultado Antes do IRPJ e da CSLL
5. (−) IRPJ e CSLL → Lucro ou Prejuízo Líquido do Exercício

Classificação de despesas: custo × despesa

A correta classificação das despesas é crucial para que a DRE seja informativa:

• Despesas administrativas incluem salários do pessoal administrativo, aluguel do escritório, serviços de contabilidade, material de escritório e depreciação dos bens administrativos.
• Despesas comerciais incluem salários da força de vendas, comissões, propaganda e frete nas vendas.

A confusão entre custo e despesa é frequente:

• Custo é consumo diretamente relacionado à produção do bem ou serviço vendido: matéria-prima, mão de obra direta, energia elétrica da produção.
• Despesa é consumo relacionado à manutenção da atividade mas não diretamente à produção: salário do diretor financeiro, aluguel do escritório de vendas.

Indicadores de análise

Para a análise das demonstrações, alguns indicadores básicos são indispensáveis:

• Margem bruta = Lucro Bruto ÷ Receita Líquida — indica quanto de cada real de vendas sobra após cobrir os custos diretos.
• Margem líquida = Lucro Líquido ÷ Receita Líquida — indica a rentabilidade final sobre as vendas.
• Liquidez corrente = Ativo Circulante ÷ Passivo Circulante — indica a capacidade de pagar obrigações de curto prazo.
• Nível de endividamento = Passivo Total ÷ Ativo Total — indica qual proporção dos ativos é financiada por terceiros.

Apresentar essas análises junto às demonstrações transforma um serviço mecânico de entrega de números em uma consultoria financeira de valor para o cliente.