O que incluir nas notas explicativas e no fechamento?

O papel das notas explicativas

As notas explicativas são parte integrante das demonstrações contábeis e têm a função de complementar e esclarecer as informações apresentadas no Balanço e na DRE.

Para empresas de médio e grande porte, ou sujeitas a auditoria, as notas são obrigatórias e detalham aspectos que os números sozinhos não conseguem transmitir. Mesmo para empresas menores, notas bem elaboradas agregam valor e demonstram a qualidade técnica do trabalho do escritório.

O que as notas devem conter (CPC 26)

O CPC 26, que trata da apresentação das demonstrações contábeis, define as informações mínimas que as notas devem conter. Entre as principais:

• Declaração de conformidade com as normas contábeis aplicáveis.
• Resumo das principais práticas contábeis adotadas (critério de avaliação de estoques, método de depreciação, forma de reconhecimento de receitas e política de provisão para créditos de liquidação duvidosa).
• Informações sobre partes relacionadas (transações entre a empresa e seus sócios, administradores ou empresas do mesmo grupo).
• Detalhamento de empréstimos e financiamentos com taxas, prazos e garantias.
• Composição do Imobilizado com custo histórico, depreciação acumulada e taxa aplicada.
• Detalhamento do Capital Social e movimentação do Patrimônio Líquido.
• Informações sobre contingências fiscais, trabalhistas e cíveis, classificadas como prováveis, possíveis ou remotas conforme o CPC 25.

O fechamento contábil mensal

O fechamento contábil mensal é o processo de encerrar a escrituração do mês garantindo que todos os lançamentos foram registrados, todos os ajustes foram feitos e as contas estão conciliadas. A ordem lógica:

1. Revisão e lançamento de todos os documentos do mês (notas fiscais de entrada e saída, extratos bancários, folha de pagamento, guias de tributos pagas e documentos de custo).
2. Lançamentos de ajuste ao regime de competência (depreciações, provisões de férias e 13º, e apropriação de antecipações).
3. Conciliação de todas as contas contábeis com os documentos de suporte.
4. Geração dos balancetes de verificação para conferência do equilíbrio e dos relatórios gerenciais para o cliente.

O fechamento contábil anual

O fechamento contábil anual tem etapas adicionais. Após o fechamento mensal de dezembro, é necessário:

• Revisar a provisão para o IRPJ e a CSLL do exercício.
• Verificar a necessidade de ajuste ao valor recuperável de ativos conforme o CPC 01.
• Revisar as estimativas contábeis como a provisão para créditos duvidosos.
• Elaborar a DMPL (Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido), que mostra a movimentação de cada componente do PL ao longo do exercício.
• Gerar a DFC (Demonstração dos Fluxos de Caixa), obrigatória para empresas de médio e grande porte.
• Apurar e registrar a destinação do resultado, com proposta de distribuição de dividendos ou incorporação ao patrimônio.

Checklist como prática de qualidade

Uma prática recomendada para escritórios que querem elevar a qualidade do fechamento é criar um checklist detalhado para cada cliente, com todas as tarefas do fechamento mensal e anual, atribuindo responsabilidade e prazo para cada uma.

Essa formalização reduz esquecimentos, facilita a auditoria interna e serve de base para o controle de qualidade do escritório.