Como fazer a conciliação bancária corretamente?

A conciliação bancária é o processo de comparar o saldo da conta bancária no extrato com o saldo da conta bancária nos livros contábeis — especificamente no razão da conta de caixa ou banco.

Em tese esses saldos deveriam ser iguais.

Na prática, quase nunca são exatamente iguais no dia da conciliação, e entender o porquê é o trabalho fundamental do contador.

Saber identificar cada diferença, classificá-la como normal ou problemática e tratá-la corretamente é o que separa uma conciliação bem feita de um balancete com saldo incorreto.

Os itens que causam divergências entre o extrato bancário e o razão contábil se dividem em dois tipos: os itens conciliadores normais, que representam diferenças temporárias e esperadas, e os itens problemáticos, que exigem correção.

Entre os itens normais, o primeiro é o cheque emitido e não compensado.

A empresa emitiu o cheque e registrou o débito no livro contábil, mas o beneficiário ainda não sacou no banco.

Nesse momento o saldo do banco é maior que o saldo do livro. É uma diferença temporária que se resolve quando o cheque for compensado.

O segundo item normal são os depósitos em trânsito: a empresa fez um depósito, registrou o crédito no livro, mas o banco só efetivou o crédito no dia seguinte ou depois de um fim de semana.

O saldo do livro fica maior que o saldo do banco por alguns dias.

O terceiro item são juros e tarifas bancárias: o banco debitou IOF, tarifa de manutenção de conta, tarifa de TED, cobrança de boleto — e a empresa ainda não lançou esses valores no sistema contábil.

O saldo do banco fica menor que o saldo do livro até que os lançamentos sejam feitos.

O quarto item são boletos a receber compensados: o cliente pagou o boleto, o banco creditou na conta da empresa, mas o sistema interno ainda não importou o arquivo de retorno do banco.

O crédito existe no banco mas não no livro.

O quinto item são TEDs e PIX recebidos sem identificação suficiente: o banco creditou um valor mas a empresa não consegue identificar o pagador nem a nota fiscal correspondente.

Esses valores ficam em uma conta transitória chamada informalmente de outros a classificar até que sejam identificados e lançados corretamente.

O processo passo a passo de uma conciliação começa pela exportação do extrato bancário do período — normalmente o mês completo — em formato impresso ou digital.

Em seguida, exportar o razão da conta banco do mesmo período no sistema contábil.

O terceiro passo é marcar os itens que aparecem em ambos, confirmando que estão conciliados.

O quarto passo é tratar os itens que aparecem apenas no extrato bancário: se são tarifas, juros, créditos de clientes ou outros débitos ou créditos do banco que ainda não foram lançados no sistema, lançá-los agora com a data de competência correta; se são cheques emitidos que ainda não compensaram, não há nada a fazer — eles já estão no livro e a diferença é temporária.

O quinto passo é tratar os itens que aparecem apenas no razão contábil: verificar se são depósitos em trânsito que o banco ainda não processou, cheques emitidos aguardando compensação, ou se houve erro de lançamento no sistema.

O sexto passo é a conferência final: saldo do extrato mais os depósitos em trânsito menos os cheques emitidos e não compensados deve ser igual ao saldo do razão contábil.

Se a equação fechar, a conciliação está correta.

Itens que exigem ação específica além do lançamento simples merecem atenção especial.

O cheque emitido há mais de seis meses e ainda não compensado precisa ser revertido: o cheque prescreveu, o beneficiário não pode mais sacá-lo.

O contador deve reverter o lançamento original de pagamento e registrar o valor como cheques prescritos, que é uma receita não tributável para fins de IRPJ.

Um débito no banco que ninguém da empresa consegue identificar exige investigação junto ao banco — pode ser uma tarifa nova, cobrança automática de seguro que foi contratado sem o conhecimento do departamento financeiro, débito indevido ou até fraude.

Enquanto não for identificado, lança-se como despesas a classificar.

Se o saldo do razão aparece negativo mas o extrato bancário é positivo, o diagnóstico mais provável é lançamento duplicado de crédito no livro, lançamento duplicado de débito que não ocorreu, ou omissão de um lançamento de crédito.

A periodicidade ideal da conciliação varia com o porte da empresa.

Para empresas grandes com alto volume de transações, a conciliação deve ser diária e automatizada via importação de arquivos OFX ou integração via API bancária.

Para empresas médias, a conciliação semanal é razoável e permite identificar problemas antes que se acumulem.

Para empresas pequenas, a conciliação mensal é o mínimo aceitável — mas tem um risco: quando a conciliação é feita só no fechamento do mês, divergências de 30 dias de transações precisam ser rastreadas, e encontrar um lançamento errado de três semanas atrás é muito mais trabalhoso do que encontrar o erro do dia anterior.

A maioria dos sistemas contábeis modernos — TOTVS, Domínio, Contábil, Questor — tem módulo de conciliação bancária que compara automaticamente os registros quando os arquivos de extrato são importados no formato OFX ou CNAB.

Quando o volume é pequeno e não há sistema com esse módulo, uma planilha com PROCV comparando os valores do extrato com os do razão resolve adequadamente.

A chave é ter disciplina para fazer a conciliação com regularidade e não deixar acumular pendências que depois viram um problema de fechamento.