Como contabilizar compra, depreciação e baixa do ativo?

O ativo imobilizado compreende os bens tangíveis que a empresa usa na produção ou prestação de serviços, na locação a terceiros ou na administração, com vida útil superior a um ano e valor individualmente relevante.

Veículos, máquinas, equipamentos, móveis, computadores, edificações e melhorias em imóveis de terceiros são os exemplos mais comuns.

Gerenciar o imobilizado corretamente impacta o balanço, o resultado (via depreciação), os impostos (via crédito de ICMS no CIAP) e a conformidade com o SPED (via ECD e ECF).

O primeiro ponto prático é o critério de relevância para capitalização.

A legislação não estabelece um valor mínimo obrigatório de imobilização, mas a prática contábil é não imobilizar bens de valor muito baixo — lançar diretamente como despesa do período é mais prático e o efeito no resultado é insignificante.

Cada empresa define seu próprio critério de relevância, que geralmente fica entre R$1.200 e R$5.000 dependendo do porte.

Um grampeador de R$30 vai direto à despesa.

Uma impressora de R$4.000 é imobilizada.

O critério deve ser documentado na política contábil da empresa.

O lançamento de compra do bem imobilizado é: débito em Ativo Imobilizado (conta específica do tipo de bem, na conta Ativo Não Circulante) e crédito em Fornecedores a Pagar (se compra a prazo) ou Bancos (se compra à vista).

Quanto aos tributos incidentes na aquisição: o ICMS pago na compra do ativo imobilizado integra o custo do bem — não é crédito de ICMS imediato como ocorre com a compra de mercadorias para revenda.

O aproveitamento do crédito de ICMS do imobilizado é feito em 48 parcelas mensais via CIAP, conforme o art. 66 do Convênio ICMS 142/2018.

O IPI também compõe o custo do bem quando a empresa não tem direito a crédito de IPI (caso típico de empresas prestadoras de serviços ou comerciantes de produtos não tributados).

O PIS e a COFINS sobre a aquisição de ativo imobilizado geram crédito no regime não-cumulativo, mas também aproveitado em 48 parcelas mensais (1/48 por mês) conforme o art. 3º, § 14 da Lei 10.833/2003.

A depreciação é o reconhecimento contábil do desgaste ou obsolescência do bem ao longo do tempo.

O método mais utilizado no Brasil é o linear, que distribui o custo do bem igualmente ao longo da vida útil estimada.

As taxas anuais de depreciação para fins fiscais estão definidas na IN RFB 1.700/2017: edificações 4% ao ano (vida útil de 25 anos), máquinas e equipamentos em geral 10% ao ano (10 anos), veículos de passeio 20% ao ano (5 anos), computadores e periféricos 20% ao ano (5 anos), móveis e utensílios 10% ao ano (10 anos), instalações 10% ao ano (10 anos).

Benfeitorias em imóvel de terceiro são depreciadas pelo prazo da vida útil da benfeitoria ou pelo prazo restante do contrato de locação, o que for menor.

O lançamento mensal de depreciação é: débito em Despesa com Depreciação (que pode ser alocada ao custo dos produtos ou à despesa administrativa dependendo do uso do bem) e crédito em Depreciação Acumulada, que é uma conta redutora do ativo imobilizado no balanço.

O valor líquido contábil do bem — custo de aquisição menos depreciação acumulada — vai sendo reduzido mês a mês até chegar a zero, quando o bem está totalmente depreciado.

Quando o bem atinge valor líquido zero, a empresa para de lançar depreciação, mas o bem permanece no balanço com o custo original e a depreciação acumulada iguais.

Isso é importante: um bem com VLC zero ainda precisa constar no ativo imobilizado até ser efetivamente baixado por alienação ou sucateamento — não pode simplesmente desaparecer do controle.

A diferença entre taxa contábil e taxa fiscal pode gerar diferenças temporárias que precisam ser controladas no LALUR.

Se a empresa opta por depreciar um computador em 3 anos pela vida útil econômica real (taxa contábil de 33,33% ao ano) enquanto a taxa fiscal é de 20% ao ano, a diferença de depreciação em cada exercício é uma adição temporária no LALUR — a empresa paga mais IRPJ agora e menos depois, quando a depreciação fiscal ainda está correndo mas a contábil já se esgotou.

Essa diferença precisa ser controlada e documentada.

A baixa por venda de um bem imobilizado exige calcular o valor líquido contábil na data da alienação.

Se o preço de venda for maior que o VLC: ganho de capital.

Se for menor: perda na alienação.

O lançamento de baixa por venda registra: débito em Bancos ou Contas a Receber pelo valor recebido, débito em Depreciação Acumulada pelo saldo acumulado até a data da venda, débito em Perda na Alienação de Imobilizado se houver perda, e credita o Ativo Imobilizado pelo custo original mais o crédito de Ganho na Alienação de Imobilizado se houver ganho.

O ganho de capital na alienação de ativo imobilizado entra na base de cálculo do IRPJ e da CSLL.

Na baixa por sucateamento ou inservibilidade, o bem não tem valor de mercado.

Se o VLC for zero, o lançamento é simples: débito em Depreciação Acumulada e crédito em Ativo Imobilizado pelo custo histórico — a conta zerada desaparece do balanço.

Se o bem ainda tiver VLC residual, esse valor vai a resultado como perda por baixa de ativo imobilizado.

Em ambos os casos, é indispensável gerar um laudo de baixa assinado pelo responsável da empresa, descrevendo o bem, o motivo da baixa, a data e o destino (sucata, doação, descarte).

Esse documento é o suporte para a fiscalização e para a auditoria.

O CIAP — Controle de Crédito do ICMS do Ativo Permanente — merece atenção especial porque é uma fonte frequente de crédito fiscal não aproveitado.

Quando a empresa compra um bem imobilizado com ICMS, o crédito não é aproveitado de uma vez: ele é fracionado em 48 parcelas mensais.

O CIAP é o registro obrigatório que controla, para cada bem, o valor do ICMS pago na aquisição e quantas parcelas já foram aproveitadas.

Esse controle é escriturado no SPED Fiscal, no bloco G da EFD ICMS/IPI.

Um erro comum: a empresa comprou uma máquina em 2022 com ICMS de R$9.600 — são 48 parcelas de R$200 por mês.

Aproveitou os primeiros meses corretamente, depois o responsável saiu da empresa, o processo ficou sem dono e pararam de lançar as parcelas.

Desde então estão desperdiçando R$200 por mês de crédito de ICMS.

Para qualquer empresa com volume significativo de compras de imobilizado, uma auditoria do CIAP para identificar parcelas não aproveitadas quase sempre revela créditos relevantes.