Qual o checklist do fechamento contábil mensal?

O fechamento contábil mensal é o conjunto de procedimentos que transforma os lançamentos do mês em um balancete confiável.

Feito corretamente, o balancete é a base para o cálculo correto dos impostos, para a gestão financeira e para a consistência com as obrigações acessórias.

O checklist a seguir apresenta os 12 pontos fundamentais na ordem mais eficiente de execução.

Primeiro ponto: importar e conciliar todos os extratos bancários.

Nenhum fechamento deve começar com contas bancárias não conciliadas.

As pendências de conciliação identificadas precisam ser resolvidas: lançar tarifas e juros bancários, lançar créditos de clientes identificados, identificar itens em trânsito e documentar os cheques emitidos e não compensados.

Segundo ponto: conferir todas as notas fiscais de entrada do mês.

Comparar a relação de NFs recebidas de fornecedores com os lançamentos contábeis no sistema.

Todos os fornecedores do período foram lançados? A competência está correta? Uma NF de dezembro recebida fisicamente em janeiro deve ser lançada em dezembro se o produto ou serviço foi entregue ou prestado em dezembro — independentemente de quando o documento chegou ao escritório.

Terceiro ponto: conferir as notas fiscais de saída e receitas.

Todas as NFs emitidas no mês foram lançadas como receita? O regime de competência exige que o serviço prestado em dezembro com NF emitida em dezembro seja receita de dezembro, mesmo que o pagamento só chegue em janeiro.

Conferir se não há NFs emitidas que ficaram fora do sistema por falha de importação.

Quarto ponto: lançar a depreciação do ativo imobilizado.

Calcular e registrar a depreciação de todos os bens do mês.

Verificar se algum bem atingiu valor líquido contábil zero neste mês — se sim, parar de depreciar esse bem a partir do próximo mês.

Verificar se houve aquisição de novo bem que precisa começar a ser depreciado.

A depreciação não é lançamento automático na maioria dos sistemas sem configuração prévia adequada, por isso exige atenção mensal.

Quinto ponto: lançar a provisão de férias e 13º.

Como descrito no módulo anterior desta trilha: 1/12 da base salarial para o 13º mais encargos, e 1/12 da base vezes 1,3333 para férias mais encargos.

Esse lançamento deve ser feito para todos os funcionários ativos no mês.

Sexto ponto: revisar e lançar a provisão para contingências.

Se a empresa tem processos judiciais trabalhistas, cíveis ou fiscais em curso, o CPC 25 (NBC TG 25) determina que quando a probabilidade de perda for provável e o valor puder ser estimado com razoabilidade, a provisão deve ser constituída.

A classificação como provável, possível ou remota cabe ao jurídico da empresa.

O contador precisa perguntar mensalmente se há novidades nos processos que alterem a classificação ou o valor estimado.

Sétimo ponto: verificar e lançar JSCP se aplicável.

Empresas no Lucro Real podem remunerar seus sócios e acionistas com Juros sobre Capital Próprio, que são dedutíveis de IRPJ e CSLL.

O cálculo é feito sobre o patrimônio líquido da empresa aplicando a taxa TJLP do período.

O JSCP pode ser lançado mensalmente ou acumulado e lançado no fechamento do exercício, mas o limite anual é o maior entre 50% do lucro do período e 50% dos lucros acumulados e reservas de lucros.

Oitavo ponto: ajuste de estoque.

O saldo de estoque no sistema contábil precisa estar alinhado com o inventário físico.

Diferenças entre o estoque contábil e o físico indicam quebra técnica, deterioração, furto, erro de lançamento de entrada ou saída, ou consumo não registrado.

As diferenças identificadas devem ser ajustadas e os motivos documentados.

Para empresas com estoque significativo e alta movimentação, a contagem cíclica ao longo do mês é mais eficiente do que o inventário total no último dia.

Nono ponto: cruzar o faturamento contábil com o EFD.

O total de receitas lançadas na contabilidade deve ser reconciliável com o total de saídas na EFD fiscal.

As diferenças esperadas são receitas financeiras que não estão no EFD de ICMS, receitas de aplicações, variação cambial, mas não devem existir diferenças inexplicadas entre vendas de mercadorias ou serviços.

Se a receita contábil de vendas difere do faturamento do EFD, investigar antes de fechar.

Décimo ponto: verificar contas de rateio e transitórias.

Contas como custos a apropriar, adiantamentos a fornecedores ou funcionários, receitas diferidas, despesas pagas antecipadamente — essas contas têm por natureza saldos temporários.

Revise-as mensalmente.

Um adiantamento que virou despesa precisou ser baixado.

Uma receita diferida que foi ganha precisa ser reconhecida.

Contas transitórias que acumulam saldos por vários meses geralmente indicam processo interrompido.

Décimo primeiro ponto: calcular e provisionar os impostos do período.

O IRPJ e a CSLL estimativa mensal para empresas no Lucro Real anual, o IRPJ e CSLL presumidos para empresas no Lucro Presumido no trimestre de encerramento, o PIS e a COFINS do mês, o ISS do mês, o ICMS do mês — todos devem ser calculados com base no faturamento e nos créditos apurados e lançados como provisão de impostos a recolher no passivo.

Os DARFs correspondentes devem ser emitidos e marcados para pagamento nas datas certas.

Décimo segundo ponto: imprimir e revisar o balancete.

Ver o balancete olhando especificamente para saldos invertidos — conta de fornecedores com saldo devedor pode indicar pagamento feito sem o lançamento da NF correspondente, ou duplicidade de lançamento de pagamento.

Conta de clientes com saldo credor pode indicar recebimento antecipado não registrado como receita diferida ou duplicidade de lançamento de recebimento.

Comparar o balancete com o do mês anterior: variações maiores que o esperado exigem explicação.

Receita 40% maior que o mês anterior sem uma razão conhecida: investigar.

Despesa financeira que zerou: verificar se os juros foram mesmo zerados ou se o lançamento foi omitido.

O balancete que passa por esse crivo de coerência antes de ser fechado é muito mais confiável do que o que é fechado no automatismo da rotina.