Quais regras da LC 123 valem para todo optante do Simples?

A LC 123 e o Simples Nacional

A Lei Complementar 123, de 14 de dezembro de 2006, é conhecida como a Lei Geral da Micro e Pequena Empresa. Ela criou o Simples Nacional — regime tributário simplificado que unifica em um único pagamento (o DAS — Documento de Arrecadação do Simples) oito tributos: IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, CPP (Contribuição Patronal Previdenciária), IPI, ICMS e ISS. O objetivo foi reduzir a burocracia e a carga tributária para as menores empresas.

O CGSN (Comitê Gestor do Simples Nacional) é o órgão colegiado formado por representantes da União, dos Estados e dos Municípios que administra o Simples Nacional. Suas deliberações são publicadas como Resoluções CGSN, que têm força normativa e vinculam todos os entes federativos e contribuintes optantes. A Resolução CGSN 140/2018 é a principal — um verdadeiro "regulamento operacional" do Simples, consolidando regras de apuração, emissão do DAS, prazos, PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional — Declaratório), entre outros.

Limites de receita bruta

Primeiro, os limites de receita bruta. O Art. 3 da LC 123 define: Microempresa (ME) — receita bruta anual até R$360.000,00; Empresa de Pequeno Porte (EPP) — receita bruta anual superior a R$360.000,00 e igual ou inferior a R$4.800.000,00. Para o ICMS e o ISS, o sublimite estadual pode ser de R$1.800.000,00 nos Estados com menor participação no PIB nacional — nesse caso, acima desse valor, o ICMS e o ISS são recolhidos fora do Simples, pelas regras normais.

O que o Simples abrange

Segundo, o que o Simples abrange. O Art. 12 e seguintes estabelecem que o Simples Nacional é um regime de recolhimento unificado e simplificado. O cálculo mensal pelo PGDAS-D apura a alíquota efetiva com base na receita bruta acumulada dos últimos 12 meses — quanto maior o faturamento acumulado, maior a alíquota.

Existem 6 anexos, cada um com suas tabelas de alíquotas: Anexo I (comércio), Anexo II (indústria), Anexo III (serviços em geral — inclui creches, restaurantes, academias), Anexo IV (serviços com recolhimento do CPP fora do DAS — construção civil, vigilância, limpeza, advocacia), Anexo V (serviços de alta receita — TI, engenharia, medicina sem exceções).

A regra do Fator R

Ponto importante: a regra do Fator R (Art. 18 §24). Para atividades que podem se enquadrar no Anexo III ou no Anexo V, aplica-se o Fator R: se a folha de salários dos últimos 12 meses dividida pela receita bruta dos últimos 12 meses for igual ou superior a 28%, a empresa recolhe pelo Anexo III (alíquotas mais baixas). Se o Fator R for inferior a 28%, aplica-se o Anexo V. Isso torna o Fator R uma ferramenta de planejamento: manter a folha salarial representando pelo menos 28% do faturamento pode reduzir significativamente a carga tributária de prestadores de serviços.

Vedações ao Simples

Terceiro, as vedações ao Simples (Art. 17). Não pode optar quem:

• tenha outra pessoa jurídica no quadro societário
• seja filial, sucursal ou agência de pessoa jurídica com domicílio no exterior
• tenha sócio domiciliado no exterior
• participe de capital de outra pessoa jurídica
• exerça atividade de banco, seguradora, factoring, ou importação de combustíveis
• preste serviços financeiros
• tenha débitos com o fisco sem parcelamento
• não tenha inscrição municipal ou estadual quando obrigatória.

O MEI

Quarto, o MEI (Art. 18-A). O Microempreendedor Individual é uma figura simplificada dentro do Simples: receita bruta anual máxima de R$81.000,00 (com proporcionalidade no ano de início), máximo de 1 empregado, atividade constante da lista de atividades permitidas para o MEI. O MEI paga um valor fixo mensal (não percentual): R$67,00 em 2024 para a maioria das atividades (INSS R$56,82 + ISS R$5,00 + ICMS R$1,00, com variações). A declaração anual é a DASN-SIMEI. O MEI não precisa de contador para a maioria das obrigações, mas a partir de R$81k começa a transição para ME com maiores obrigações.

Exclusão do Simples Nacional

Quinto, a exclusão do Simples Nacional (Art. 29 e seguintes). A exclusão pode ser por comunicação obrigatória do contribuinte (quando supera o limite anual) ou de ofício pelo fisco. Se a receita bruta acumulada no ano exceder o limite proporcional (R$400.000,00 por mês iniciado) em mais de 20% — ou seja, ultrapassar R$5.760.000,00 — a exclusão é retroativa ao mês em que ocorreu o excesso, com recolhimento da diferença pelo regime normal. Se o excesso for de até 20% sobre o limite de R$4.800.000,00, a exclusão só se dá a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Na prática: uma empresa que iniciou o ano com zero receita e em novembro acumulou R$4,5M pode terminar o ano no Simples e é excluída a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Mas se em outubro o acumulado ultrapassou R$5,76M, a exclusão é retroativa a outubro.

Obrigações acessórias dos optantes

Sexto, as obrigações acessórias dos optantes. Ao contrário do que muitos pensam, o Simples não elimina todas as obrigações. Os optantes ainda devem:

• manter livro-caixa ou contabilidade (Resolução CGSN 140 Art. 61)
• emitir NF-e ou NFS-e conforme exigência
• entregar DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais — Art. 66 da Resolução CGSN 140) até 31 de março do ano seguinte
• recolher o INSS do empregado normalmente (apenas o CPP do empregador vai no DAS)
• e observar as obrigações estaduais de ICMS quando o sublimite for ultrapassado.

Atenção: a ME/EPP optante pelo Simples pode ter crédito de ICMS destacado em nota fiscal para seus clientes do regime normal? Não — o Art. 23 da LC 123 veda expressamente a transferência de créditos de ICMS e ISS por optantes do Simples. Isso é um ponto relevante no relacionamento comercial com grandes clientes do regime real.