Como regularizar o Simples Nacional sem perder o regime?

Perda do regime por inadimplência

Um dos maiores riscos para empresas optantes pelo Simples Nacional é a perda do regime por inadimplência tributária — e uma das maiores oportunidades para o contador é agir preventivamente para evitar que isso aconteça. A exclusão por débito é um processo silencioso que começa com a ausência de pagamento de DAS e culmina na exclusão de ofício, gerando uma carga tributária retroativa que pode ser financeiramente devastadora para o cliente.

Mecanismo da exclusão por débito

Primeiro, é importante entender o mecanismo da exclusão por débito. O art. 17 inciso V e o art. 29 inciso III da LC 123/2006 determinam que a empresa com débitos de tributos federais, estaduais ou municipais sem parcelamento vigente pode ser excluída do Simples Nacional. O processo geralmente segue este fluxo: a Receita Federal (para débitos federais do Simples) ou o ente estadual/municipal (para ICMS ou ISS fora do DAS) identifica a inadimplência, registra o débito no sistema, e notifica o contribuinte via DTE (Domicílio Tributário Eletrônico) no Portal do Simples Nacional. O contribuinte tem 30 dias após a ciência da notificação para regularizar a situação, conforme art. 29 §4º da LC 123/2006. Se não regularizar nesse prazo, a exclusão é formalizada e passa a produzir efeitos na data indicada no ato de exclusão.

PERT-SN

Segundo, o PERT-SN (Programa Especial de Regularização Tributária do Simples Nacional) foi instituído pela MP 899/2019, convertida na Lei 13.988/2020, e ampliado pela Lei 14.375/2022. O PERT-SN é um programa de parcelamento especial com condições mais favoráveis do que o parcelamento ordinário, aplicável exclusivamente a débitos de ME e EPP administrados pela Receita Federal do Brasil no âmbito do Simples Nacional. Os benefícios incluem redução de até 100% das multas e juros para pagamento à vista, ou descontos significativos para parcelamento: 50% de redução de multa para até 12 parcelas, 25% de redução de multa para até 60 parcelas. Ponto importante: o PERT-SN cobre apenas débitos administrados pela Receita Federal — débitos de ICMS e ISS que eventualmente saíam do DAS e ficaram em atraso com estados e municípios precisam ser regularizados por programas próprios de cada ente, como REFIS estaduais ou municipais.

Parcelamento ordinário

Terceiro, o parcelamento ordinário via Portal do Simples Nacional está disponível de forma permanente para débitos do Simples Nacional apurados no PGDAS-D, permitindo parcelamento em até 60 meses. O acesso é feito em http://www8.receita.fazenda.gov.br, na opção de parcelamento do Simples Nacional. Não é necessário comparecer a uma unidade da Receita Federal — tudo pode ser feito online pelo contador com procuração eletrônica do cliente.

Protocolo de atuação

Na prática, o protocolo de atuação quando um cliente recebe notificação de exclusão por débito deve seguir os seguintes passos.

• Passo 1: acessar imediatamente o Portal do Simples Nacional com o certificado digital do cliente e verificar a lista de débitos em aberto — identificar quais competências estão em atraso e qual o valor total com multa e juros atualizados.
• Passo 2: verificar se o débito já foi inscrito na PGFN (Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional) — débitos inscritos em dívida ativa têm fluxo de regularização diferente (parcelamento via PGFN) e acréscimo de honorários advocatícios de 20%.
• Passo 3: calcular se é mais vantajoso pagar o débito à vista (aproveitando maiores descontos do PERT-SN, se disponível) ou parcelar no prazo máximo de 60 meses.
• Passo 4: solicitar o parcelamento pelo portal ou pelo programa de parcelamento aplicável, obtendo o comprovante eletrônico de solicitação.
• Passo 5: dentro do prazo de 30 dias da notificação, confirmar no Portal do Simples que a situação fiscal foi regularizada e que a exclusão foi suspensa.
• Passo 6: monitorar o pagamento das parcelas mensalmente — a inadimplência em mais de 3 parcelas consecutivas cancela o parcelamento e o débito retorna integralmente, gerando nova ameaça de exclusão.

Atenção: o monitoramento proativo do DTE é uma das práticas mais importantes que o contador pode adotar para seus clientes do Simples Nacional. O DTE é acessado pelo Portal do Simples Nacional e concentra todas as comunicações da Receita Federal relacionadas ao Simples — notificações de exclusão, alertas de débito, intimações. Muitos clientes nunca acessam o DTE e só ficam sabendo de problemas quando o CNPJ já está irregular ou quando tentam obter uma certidão negativa para uma licitação ou financiamento.

REFIS estaduais

Quarto, os REFIS estaduais são programas periódicos de cada estado para regularização de débitos de ICMS — inclusive os parceiros do Simples que ficaram fora do DAS por sublimite. Não há uma periodicidade fixa: cada estado abre seu programa quando decide politicamente fazê-lo, geralmente em momentos de necessidade de arrecadação. O contador deve monitorar o Diário Oficial do estado de seus clientes para identificar essas janelas.

Exemplo prático integrado

Exemplo prático integrado: cliente recebe notificação informando exclusão do Simples Nacional em 30 dias por débitos de R$ 45.000,00 em DAS não pagos nos últimos 8 meses. O contador acessa o portal, confirma o valor com acréscimos (R$ 52.000,00 incluindo multa e juros), verifica que ainda não foi à PGFN, simula o parcelamento em 60 meses (cerca de R$ 867,00 mensais com redução de 25% da multa), solicita o parcelamento online, obtém o comprovante, e registra no Portal do Simples a regularização dentro do prazo de 30 dias. A exclusão é suspensa. O contador agenda alertas mensais para verificar se o cliente está pagando as parcelas e incluir o valor das parcelas no fluxo de caixa do planejamento financeiro.