Como fazer a admissão com CTPS digital?
O processo completo de admissão de um novo colaborador do ponto de vista do departamento pessoal.
A admissão exige coleta de documentos (CPF, CTPS digital, comprovante de residência), exame admissional com ASO emitido antes do início das atividades (NR-7) e envio do evento S-2200 no eSocial antes do primeiro dia de trabalho. Desde 2019, a Carteira de Trabalho Digital substituiu as anotações em carteira física, e todas as informações são transmitidas pelo eSocial automaticamente.
O processo começa antes da contratação
O processo de admissão é o momento em que o departamento pessoal estabelece a base de toda a relação trabalhista. Erros cometidos nesta fase podem gerar problemas por anos, por isso a adoção de um checklist padronizado e de processos claros é fundamental.
O processo começa antes mesmo de o empregado ser contratado, com a definição da função, do salário e das condições de trabalho. O contrato de trabalho deve ser redigido com cuidado, especificando cargo, salário, jornada, local de trabalho e as condições específicas da relação.
Coleta de documentos
A coleta de documentos é o primeiro passo após a decisão de contratar. A lista básica inclui:
- CPF e RG ou documento com foto
- PIS ou número no eSocial
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) digital ou física
- Comprovante de residência atualizado
- Certidão de nascimento ou casamento
- Certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos para salário-família, quando aplicável
- Título de eleitor
- Certificado de reservista para homens até 45 anos
- Comprovante de escolaridade quando exigido pelo cargo
- Dados bancários para depósito do salário
Carteira de Trabalho Digital
Com a digitalização da Carteira de Trabalho, o processo mudou significativamente. Desde setembro de 2019 a Carteira de Trabalho Digital está disponível pelo aplicativo e pelo portal gov.br.
O empregador não precisa mais anotar o contrato na carteira física. As informações são transmitidas pelo eSocial e ficam disponíveis no extrato digital do trabalhador. Para empregados que ainda possuem a carteira física, as anotações podem ser feitas digitalmente, mas caso o empregado solicite a anotação na carteira física, o empregador deve fazê-la.
Exame médico admissional e ASO
O exame médico admissional é obrigatório por lei e deve ser realizado antes do início das atividades. A NR-7, Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, define os exames necessários de acordo com o risco da função.
- Para atividades de baixo risco, um exame clínico geral com o médico do trabalho é suficiente.
- Para funções de risco, exames complementares específicos podem ser exigidos.
O resultado do exame deve ser registrado no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que deve ser emitido em duas vias: uma para o empregado e outra para o empregador. Somente com o ASO admissional emitido o empregado está autorizado a iniciar as atividades.
Eventos no eSocial
No eSocial, o empregador deve enviar o evento S-2200, que é a admissão do trabalhador, antes do início das atividades. O evento deve conter todos os dados do empregado e as condições do contrato. Erros no envio ou envio após o prazo sujeitam o empregador a multas.
O eSocial também exige o envio do evento S-2240, relativo ao ambiente de trabalho e condições de risco, que fundamentará o pagamento ou não de adicional de insalubridade ou periculosidade.
Ficha de registro como prova documental
Um detalhe importante que muitos departamentos pessoais negligenciam é a entrega da ficha de registro do empregado para assinatura. Mesmo com o eSocial, a ficha de registro em papel ou digital com assinatura do empregado continua sendo recomendada como prova documental da relação contratual.
As informações deste conteúdo têm caráter educativo e não constituem consultoria jurídica ou fiscal individualizada. Consulte um profissional habilitado para análise do seu caso específico.
Perguntas frequentes — Como fazer a admissão com CTPS digital?
Quais documentos são necessários para admissão de funcionário?+
Os documentos básicos para admissão incluem: CPF, RG ou documento com foto; PIS/número no eSocial; Carteira de Trabalho digital (CTPS); comprovante de residência; certidão de nascimento ou casamento; certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos (para salário-família); título de eleitor; certificado de reservista (homens até 45 anos); comprovante de escolaridade quando exigido pelo cargo; e dados bancários para depósito do salário.
O exame admissional é obrigatório?+
Sim, o exame admissional é obrigatório pela CLT e pela NR-7 (PCMSO) e deve ser realizado antes do início das atividades. Somente com o ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) admissional emitido pelo médico do trabalho o empregado está autorizado a começar. Para funções de baixo risco, o exame clínico geral é suficiente. Para funções com exposição a agentes físicos, químicos ou biológicos, exames complementares específicos podem ser exigidos.
Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?+
Desde setembro de 2019, a Carteira de Trabalho Digital está disponível no aplicativo e no portal gov.br. O empregador não precisa mais anotar o contrato na carteira física — as informações são transmitidas pelo eSocial e ficam visíveis no extrato digital do trabalhador. Caso o empregado solicite anotação na carteira física, o empregador deve fazê-la. Para novos empregados, basta coletar o CPF e o número do eSocial.
O que é o eSocial e como usá-lo na admissão?+
O eSocial é o sistema do governo federal que integra as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregadores. Na admissão, o empregador deve transmitir o evento S-2200 (admissão do trabalhador) com todos os dados do empregado e do contrato antes do primeiro dia de trabalho. Também é necessário transmitir o S-2240 com as informações sobre o ambiente de trabalho e condições de risco, que fundamentam o pagamento de adicionais de insalubridade ou periculosidade.
O que é o ASO e quem deve emiti-lo?+
O ASO (Atestado de Saúde Ocupacional) é o documento emitido pelo médico do trabalho após a realização do exame de saúde ocupacional. Deve ser emitido em duas vias: uma para o empregado e outra arquivada pelo empregador. O ASO é exigido nas seguintes situações: admissão (antes de iniciar), periódico (anualmente ou conforme o risco), retorno ao trabalho após afastamento superior a 30 dias, mudança de função e demissão. Sem o ASO admissional, o empregado não pode iniciar as atividades.
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Admissão sem ASO é caminhão sem freio — tudo parece certo até o momento em que não está.
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