Como entregar CAGED, RAIS e eSocial?

Obrigações declaratórias do departamento pessoal

O departamento pessoal de um escritório contábil precisa gerenciar não apenas a folha de pagamento e as rescisões, mas também um conjunto de obrigações declaratórias periódicas que exigem atenção aos prazos e aos sistemas corretos. O descumprimento dessas obrigações acarreta multas que podem ser significativas para o cliente.

CAGED

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) existe desde 1965 mas passou por uma transformação significativa. Com a implementação do eSocial, o CAGED tradicional foi parcialmente substituído: a maioria dos empregadores passou a informar admissões e demissões pelo próprio eSocial, que alimenta automaticamente o Novo CAGED.

• Para empregadores obrigados ao eSocial, não há envio separado ao CAGED.
• Para os que ainda não são obrigados — como alguns empregadores domésticos e microempreendedores individuais com funcionário — o envio ao CAGED Tradicional ou ao eSocial deve ser feito até o dia 7 do mês seguinte ao da movimentação.

RAIS

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é uma obrigação anual que todo estabelecimento, com ou sem empregados, deve cumprir. O prazo de entrega é geralmente entre fevereiro e março do ano seguinte ao ano-base, com o exato prazo estabelecido por portaria anual. Estabelecimentos sem empregados devem entregar a RAIS Negativa.

A RAIS é a base para cálculo do PIS dos empregados, pagamento do seguro-desemprego, verificação do FGTS e identificação de trabalhadores com direito à cota de aprendizagem e de pessoas com deficiência. Erros na RAIS podem prejudicar diretamente os trabalhadores no momento em que forem solicitar benefícios.

A multa por não entrega da RAIS no prazo é de R$425,64 mais R$106,40 por bimestre de atraso. Com o eSocial consolidado, as informações da RAIS já constam no sistema, e o Ministério do Trabalho tem anunciado a eventual extinção da RAIS como obrigação separada, mas até que isso ocorra formalmente, a obrigação persiste.

eSocial — eventos periódicos

O eSocial concentra hoje a maioria das obrigações do departamento pessoal. Os eventos periódicos mais importantes são:

• S-1200 (remuneração do trabalhador) — enviado mensalmente após o fechamento da folha
• S-1210 (pagamento de rendimentos do trabalho) — quando há adiantamentos ou pagamentos diferenciados
• S-1295 (totalizador de base do FGTS) — para empregadores com situações especiais
• S-1299 (fechamento dos eventos periódicos) — que encerra o movimento de cada competência

O prazo para envio dos eventos periódicos é até o dia 15 do mês seguinte para empresas em geral e até o dia 20 para optantes do Simples Nacional, microempresas e empresas de pequeno porte.

DCTFWeb

A DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos) substituiu a GFIP para apuração das contribuições previdenciárias. Ela é gerada automaticamente pelo sistema RFB com base nas informações do eSocial e da EFD-Reinf.

O empregador deve acessar o sistema, conferir os valores apurados, fazer os ajustes necessários e transmitir a declaração até o dia 15 do mês seguinte. O não pagamento da contribuição previdenciária após o fechamento da DCTFWeb gera multa de mora de 0,33% ao dia até o limite de 20%, mais juros de 1% ao mês.

Controle de ponto

O controle de ponto é outra obrigação que merece atenção. Empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a adotar registro de ponto, podendo ser manual, mecânico ou eletrônico.

A Portaria 671/2021 do MTE regulamentou o ponto eletrônico, o REP-C e o ponto por exceção. Registros incorretos ou ausentes são irregularidade passível de multa e podem ser usados como prova em reclamações trabalhistas.